Tamaclaw's Retrospective

ふりかえってなんぼじゃろ

YAPC::Hiroshima 2024 スポンサーチームリーダーから見た舞台裏

こんにちは！技術広報の @tamaclaw です。

技術カンファレンスに参加して「楽しかった！」と思い、いつかその運営に関わりたいと思ったことがある人は多いのでは無いでしょうか。

先日開催された YAPC::Hiroshima 2024 では、5月にコアスタッフKickOffがあり、そこから約9ヶ月かけて準備が行われました。

こちらの記事では、YAPC::Hiroshima 2024 に初めてコアスタッフとして参加した私の目線で、今回のカンファレンスがどうだったか、コアスタッフって何をやっているか、より多くの人に知ってもらいたく、ご紹介します。

きっかけは YAPC::Kyoto 2023

私は昨年 YAPC::Kyoto 2023 に参加したのですが、本当に良くて、、良すぎたのです。

個人的に一番感動したのは大西さんのトークで、「やらないよりは遅くてもやった方が良い」という話は、30代後半の自分に刺さりまくりました。

その他の登壇や様々な企画を実際に体験した結果、昔の YAPC::Asia にお世話になっただろう、自分のような人に刺さる点がたくさんあると感じました。

 

それだけ刺さった YAPCの次回開催地が、私の故郷である広島！

少なくとも当日スタッフはやりたい！と思って、JPA理事のかるぱねるらさんや kobakenさんに、「広島でスタッフやりたい！」と話してました。

コアスタッフキックオフ

2023年5月22日にコアスタッフ向けのキックオフが開催されました！

キックオフではそれぞれが何を担当するか相談し、なぜか勢いで私は「スポンサーチームのリーダー」となりました。当日スタッフをやるだけのつもりが、、、勢いは大事ですねww

私は DeNA TechCon の Organizer を5年ほど担当していたのですが、自社技術カンファレンスでは経験ができない「スポンサー対応」という新たな挑戦をしたかったのです。

fortee の活用

技術カンファレンスのスポンサー対応を行う上で、絶対に使いたかったのが技術カンファレンス支援プラットフォームである fortee です。技術広報として他の技術カンファレンスでスポンサーとしてやりとりをする際に、fortee がとても使いやすかったので、 YAPC でも絶対使いたいと思い、長谷川さんに相談しました。

長谷川さんからは利用についてすぐに快諾いただき、fortee を正式に利用することが出来ました。スポンサーさんとのやりとりとか、トークの採択とか、事後の blog 登録とか、色々めたんこ便利でした！！ YAPC::Hiroshima 開催後のスポンサーさんからのアンケートでも「forteeがあったことで非常に対応しやすかった」とお褒めの言葉をいただけました。

長谷川さんには以下の記事でも YAPC::Hiroshima を盛り上げるのにご協力いただきました。長谷川さん、本当にありがとうございました！！

blog.yapcjapan.org

スポンサーメニューの作成

コアスタッフのみんなで「カンファレンスでやりたいこと」（ドリームと呼んでましたw）を洗い出した結果、ドリームは盛り盛りとなりましたw

それらドリームを実現するため、7月、8月にkobakenさんと私の2人が中心となって、スポンサーメニューを作成しました。

ドリームを実現するためには、今までより多くの企業様にスポンサーになっていただく必要があると考え、多くの企業様の多用なニーズに応えられるよう、メニューをたくさん用意しました！こちらメニューを作成するにあたり、 builderscon をかなり参考にさせていただきました。

とほほさんがゲストに！

我々とは別のゲスト・スピーカー班の方々が交渉・調整をした結果、とほほさんがゲストとして話していただけることが確定し、スポンサーメニューが公開されるタイミングで、一緒に公開しました！

スポンサーメニューの事前共有

スポンサーメニューの全体公開前に、JPA会員企業となっていただいている企業さまに事前にスポンサーメニューを共有し、公開後すぐ申し込む準備ができるようにしました。

実はYAPC運営は、JPA会員企業さまに様々な支援を長年していただいています。例えば DeNA 様にはYAPCで毎年利用する備品を預かっていただくなど、スポンサーメニューに無い支援もしていただいています。

Perl に限らない企業様へのスポンサーお声がけ

YAPC::Kyoto では、事業で Perl を活用していない企業さまもスポンサーしていました。

私も実際に参加して感じたのは、昔は Perl のお世話になっていた YAPC のコミュニティイベントに参加したことがある多くのエンジニアが、今は Go や Ruby など特定の言語に限らず活躍しているということでした。

そこでスポンサーのお声がけをする際には、 Perl を使っているかどうかに限らず、様々な企業さまにお声がけさせていただきました。今となって数えてみると、コアスタッフのみんなでお声がけして、約100社の企業さまにご検討いただきました。

結果としては 53社もの企業さまにスポンサーいただけたのですが、本当に多くの企業さまにスポンサーを検討いただき感謝しています。みなさま、どうもありがとうございました。

※ SmartHRさん（@inaoさん）にも検討いただき、YAPC のスポンサーになっていただけました！

11月にスポンサー予算の目標を達成

実は10月ぐらいに、思うようにスポンサーさまが集まらず、カンファレンスでやりたいこと（ドリーム）を諦めて、経費削減しなければならないのでは？という時もありました。

コアスタッフの皆さんに協力いただき、だれがどの企業さまにお声がけできそうか整理して、みんなで力を合わせて、色々な企業さまにお声がけをしました。

結果として、11月8日にカンファレンスでやりたいことを最低限達成できる目標を達成し、ドリームを実現できるようになりました！

53社のスポンサーさまとのやりとり

スポンサーが決まったらおしまい！？ではありません。各企業さまからロゴデータを提出いただいたり、スポンサーメニュー次第では CM 動画を提出いただくなど、個社別にそれぞれ丁寧な対応を進めていく必要があります。

大変申し訳無いことに、私はこのフェーズで生まれて初めての転職をしてました。そのため色々ドタバタしていて私はこの対応をほとんど行うことが出来ませんでした。代わりにスポンサー班のみなさんがスポンサー企業さまと丁寧にやりとりいただき、本当に助かりました。

実は350名ぐらいに着地しそうだった参加者数

Tシャツを準備する関係で、参加チケット販売は12月中旬に終了する予定でした。その時点で350名の参加が見込めていたので、終了しても良いのでは？という意見もありました。

一方でスポンサー班として、スポンサー資料に「参加者規模：400名程度想定」と記載していたことが気になったので、「400名は超えたい！！」と言ったところ、コアスタッフのみなさんに賛同いただけました。

それから運営みんなで協力して、参加者が400名を超えるよう、チケットを再販したり、広報活動をたくさん実施するなど、様々な施策を実施しました。

みんな凄かったのですが、特に広報班の宣伝活動が素晴らしく、結果としては400名を大きく超える、448名の方々に参加いただけました！

雪の影響で配送遅延が起きてたカンファレンス前日

2月5日から6日に関東甲信で降った雪の影響で、各業者の配送が遅延していました。この遅延の可能性について、 @kobaken さんがスポンサー各社に連絡をとり、配送業者・送り状番号を事前に聞いたり、会場への直接持ち込みの方法をお伝えするなどしてくれました。

カンファレンス前日に届いていたブーススポンサーの荷物を整理し、届いていない荷物が無いか確認したところ、一部の企業さまの荷物が届いていないことが発覚しました。荷物が全部届いていない企業さまも居ましたが、ほとんどの荷物が届いている中で1つだけ届いていないという企業さまも居ました。

荷物が届いていないブーススポンサー企業さまのうち、さくらインターネットの法林さんから「会場近くのヤマト営業所に送付し、当日朝にそこからタクシーで会場に運ぶことにしました」と対応策を共有いただきました。なるほど、その手があったか！と驚きながらも、荷物が届いてない他のブーススポンサー企業さまにこの対応方法を横展開させていただきました。

カンファレンス当日は、東京から全ての荷物をハンドキャリーしてくる企業さまも居て驚きましたが、最初の登壇が終わる頃にはほぼ全てのブースの準備が整ったようでした。

カンファレンス当日

スポンサー班として、カンファレンス当日はブースエリアを担当していました。

朝早くからブースエリアに参加者が来てくれたらと、ブースエリアではモーニングスポンサー、むさしのむすびが提供されました。

実際、受付開始してすぐの9時からスポンサーブースエリアには多くの方々が集まり、ブースをまわっていただけました。

 

朝イチで来てくれた参加者の中には、技術広報として先輩の @941 さんの姿も。実は名札の後ろがスタンプラリーのシートになっていることを伝えると、「最速でスタンプラリー制覇します！」と言って、本当に一番乗りでコンプしてましたww

カンファレンス本編がはじまってからも、大きな休憩のたびに新しい広島銘菓と、広島産のジュースをデプロイしていました。参加者の中には、広島銘菓とジュースを求めて、スポンサーブースエリアに何度も足を運んだ方も居たのではないでしょうか。

当初予定してませんでしたが、夕方に前夜祭で余ったビールも配布することになりました。広島国際会議場は会場のどこでも飲食OKだったので、そのままビールを飲んで YAPC を楽しんだ参加者も居たようでした。

ビール配布する際にたまたま居たそーだいさん、941さんのやり取りが面白かったですww

私の所属する HireRoo 社のブースの企画にも、多くの方に参加いただけました！

HireRoo ブース

HireRoo ブース

当日のブースエリアの様子は以下のような感じでした！

YAPC::Hiroshima 2024のブースエリア

YAPC::Hiroshima 2024のブースエリア

9ヶ月間準備してきたYAPC::Hiroshima 2024も終わり

5月のキックオフから9ヶ月、時には忙しくて全然貢献できない時もありましたが、仲間の皆さんに助けていただきつつ、スポンサー班としての目標を達成し、思い描いていたドリームを実現できたのはとても嬉しかったです！

 

YAPC::Hiroshima 2024 の懇親会後、2月10日の22:00からスタッフ懇親会でした！

みんなやりきった笑顔で、とても美味しいお酒が飲めたと思います。

スタッフ懇親会にてスポンサー班のみんなと

papix さんが「カンファレンススタッフやった後の酒は世界で一番うまい」と言っていましたが、とても共感するコメントでしたww

最後に

これだけ魂をこめた YAPC::Hiroshima 2024 ですが、実は登壇をぜんぜん見ることが出来ていませんwww アーカイブ動画が公開されたら絶対に見ます！！

そして故郷広島の開催で、多くの人に満足いただけて本当に良かったです！特に参加いただいた色々な方が書いてくださる blog 記事、マジ尊いです。。。YAPC コアスタッフ頑張って良かったな、と記事を見るたびに癒やされまくってます。

最後の最後に、YAPC::Hiroshima 2024 を通して、支えてくださった企業の方々や、仲間であるスタッフのみなさん、カンファレンスに参加いただいた方々、本当にどうもありがとうございました！

これで私の YAPC::Hiroshima 2024 は終わります！！